Als cateraar weet je dat je marge staat of valt met een goede kostprijsberekening. Toch werken veel cateringbedrijven nog met schattingen of verouderde Excel-sheets. Het gevolg: je weet niet precies wat je verdient per opdracht.
Waarom kostprijs per portie berekenen?
De kostprijs per portie is het fundament van je prijsstelling. Zonder dit getal kun je geen realistische offerte maken en weet je niet of een opdracht winstgevend is. Een buffet voor 80 personen klinkt als een mooie opdracht — maar als je ingrediëntkosten hoger zijn dan verwacht, kan je marge snel verdampen.
De drie pijlers van je kostprijs
Een complete kostprijsberekening bestaat uit drie onderdelen:
1. Ingrediëntkosten (food cost)
Dit is het meest directe onderdeel. Tel alle ingrediënten op die je nodig hebt voor een recept, vermenigvuldigd met de actuele inkoopprijs. Let op: prijzen bij je groothandel veranderen regelmatig. Wat vorige maand €2,50 per kilo kostte, kan deze maand €3,10 zijn.
Een vuistregel in de catering: de food cost zou tussen de 25% en 35% van je verkoopprijs moeten liggen. Zit je daarboven? Dan is je recept te duur of je verkoopprijs te laag.
2. Arbeidskosten
Hoeveel uur besteedt je team aan voorbereiding, bereiding, transport en service? Reken met een volledig uurtarief inclusief werkgeverslasten. Voor een gemiddeld cateringbedrijf liggen arbeidskosten tussen 30% en 40% van de omzet.
3. Overhead en vaste kosten
Huur van je keuken, afschrijving op apparatuur, verzekeringen, energie, verpakkingsmateriaal — al deze kosten moet je verdelen over je opdrachten. Een gangbare methode is een vast percentage (vaak 15-25%) bovenop je directe kosten.
Praktijkvoorbeeld: buffet voor 50 personen
Stel je maakt een koud buffet met vijf gerechten. Je ingrediëntkosten komen op €380. Je team besteedt 12 uur aan voorbereiding en 4 uur aan service (16 uur × €25 = €400). Overhead reken je op 20% van de directe kosten: €156.
Totale kosten: €936. Per portie: €18,72. Met een gewenste marge van 30% wordt je verkoopprijs per persoon: €26,74 — afgerond naar €27,50.
Veelgemaakte fouten
- Derving vergeten — niet alle ingekochte producten worden gebruikt. Reken met 5-10% derving.
- Transportkosten overslaan — brandstof, koeling tijdens transport en uitserveermateriaal worden vaak vergeten.
- Verouderde inkoopprijzen — werk minimaal maandelijks je prijzen bij.
- Portiegrootte onderschatten — een buffet voor 50 personen vergt andere hoeveelheden dan 50 individuele porties.
Automatiseer je kostprijsberekening
Handmatig rekenen werkt bij vijf recepten. Maar als je tientallen gerechten aanbiedt en elke week meerdere opdrachten draait, wordt het onbeheersbaar. Catering management software berekent automatisch de kostprijs per portie zodra je je recepten en inkoopprijzen bijhoudt. Verandert de prijs van zalm? Dan worden alle recepten met zalm direct bijgewerkt.
Het resultaat: je offert altijd met actuele marges en hebt direct inzicht in de winstgevendheid per opdracht. Lees ook hoe je een efficiënt productieplan opstelt om je inkooplijsten automatisch te genereren.