De markt voor catering software groeit. Steeds meer cateraars zien in dat Excel, Word en WhatsApp niet meer voldoen. Maar hoe kies je de juiste software? Waar moet je op letten?
Wat moet catering software kunnen?
Elk cateringbedrijf is anders, maar er zijn kernfuncties die je altijd nodig hebt:
Opdrachtbeheer
Van aanvraag tot factuur. Je wilt een opdracht kunnen aanmaken, een offerte genereren, bevestigen, plannen en factureren — zonder tussendoor van systeem te wisselen. Zoek naar software die het hele traject ondersteunt.
Receptbeheer en kostprijsberekening
Je recepten zijn je kern. Goede software laat je recepten opslaan met ingrediënten, hoeveelheden en bereidingswijze. De kostprijs wordt automatisch berekend op basis van je inkoopprijzen. Verandert een prijs? Dan worden alle recepten bijgewerkt.
Allergenen en voedselveiligheid
14 EU-allergenen moeten per gerecht bijgehouden worden. De beste software detecteert automatisch allergenen op basis van je ingrediënten en waarschuwt bij conflicten met dieetwensen van gasten.
Productieplanning
Als je meerdere opdrachten per week draait, heb je een productieplanning nodig. Wat moet wanneer bereid worden? Hoeveel van elk ingrediënt moet je inkopen? Dit handmatig uitrekenen kost uren.
HACCP-registratie
Temperatuurlogs, schoonmaakschema's en ontvangstcontroles. Digitaal is sneller, betrouwbaarder en altijd terug te vinden bij een NVWA-inspectie.
Waar de meeste software tekortschiet
Veel software is gebouwd voor restaurants of horeca in het algemeen. Catering heeft specifieke behoeften:
- Wisselende locaties — je werkt niet op één plek. Transport, opbouw en afbraak moeten gepland worden.
- Wisselende teamgrootte — de ene dag heb je 3 mensen nodig, de andere dag 15.
- Gastenlijsten met dieetwensen — restaurants hebben individuele bestellingen, catering heeft groepen met uiteenlopende wensen.
- Offerte-flow — bij catering gaat er altijd een offerte aan de opdracht vooraf. De meeste restaurant-software heeft dit niet.
Cloud vs. lokaal
Kies altijd voor cloud-software. Lokale installaties zijn verouderd, moeilijk te updaten en niet toegankelijk voor je team onderweg. Met cloud-software werk je overal: in de keuken op een tablet, onderweg op je telefoon, en 's avonds op je laptop.
Kosten: wat is redelijk?
Catering software kost gemiddeld tussen €50 en €200 per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers en functies. Vergelijk dit met de tijd die je bespaart: als je team elke week 5 uur minder kwijt is aan administratie, heb je de investering al snel terugverdiend.
Checklist: 10 vragen bij het kiezen van catering software
- Kan ik het hele traject van aanvraag tot factuur in één systeem afhandelen?
- Worden kostprijzen automatisch berekend bij wijziging van inkoopprijzen?
- Worden de 14 EU-allergenen automatisch bijgehouden?
- Kan ik HACCP digitaal registreren met audit trail?
- Is er een productieplanning die automatisch inkooplijsten genereert?
- Kunnen mijn medewerkers met hun eigen login werken?
- Werkt het op tablet en telefoon?
- Staat de data in Europa (GDPR-compliant)?
- Is er een eigen website of bestelwidget inbegrepen?
- Hoe snel is de klantenservice bij vragen?